De Magie van Eén Ding Tegelijk

Onderzoek heeft aangetoond, dat ruim de helft van onze bevolking aangeeft zich regelmatig overweldigd

Photo : Chris Sardegna

of zelfs “burned out” te voelen. Wat is het dat deze mensen ervaren, dat tot zulke kwalijke gevolgen leidt?

Het is niet alleen het aantal uren dat mensen op hun werk doorbrengen. Immers, zowel mensen die 16 uren per week draaien als hun collega’s die 60 uren  wegtikken kunnen in een “burn out” terecht komen. Wetenschappelijk onderzoek op dit terrein heeft inmiddels uitgewezen, dat het inderdaad niet alleen het aantal uren dat we werken zijn die een oorzaak factor kunnen vormen in deze situaties. Het is mede het feit dat we gedurende die uren voortdurend miljoenen ballen en projecten tegelijk in de lucht proberen te houden die ons nekt totdat we er zelfs (bijna) gespleten persoonlijkheden van krijgen.

We zijn voorbij gelopen aan het belang van het hebben van een stop-moment, een finishlijn en grenzen. De technologische middelen die we tot onze beschikking hebben gekregen waren voornamelijk bedoeld om de uitvoering van onze taken effectiever en efficiënter te maken. In plaats daarvan, is het voor velen meer regel dan uitzondering geworden dat daardoor juist de grenzen tussen rust, werk, pauze, deadline, het thuis- en werkleven zijn vervaagd en zelfs zijn komen te vervallen. Waar we ook heen gaan, het werk  achtervolgt ons via onze digitale apparaten. Altijd aanwezig en altijd klaar om in te breken. Het is echter niet alleen het werk dat ons overal (achter)volgt, ook ons privé leven doet mee aan deze achtervolgingsrace. Heb je jezelf bijvoorbeeld weleens betrapt dat je e-mails leest terwijl je telefonisch met iemand anders in gesprek bent?  Breng je weleens je laptop mee naar vergaderingen en doe je tijdens de meeting alsof je met informatie gerelateerd aan de meeting bezig bent terwijl je op een totaal ander planeet verkeert in dat moment? Eet je je lunch het liefst achter je bureau om ook andere taken uit te kunnen voeren? Voel je te pas en onpas de jeuk (pardon, ik bedoel behoefte), om je telefoon te checken voor nieuwe berichten (Whatsapp, Facebook, e-mails en alle miljoen apps die je hebt geïnstalleerd)?  Neem je werk aan van je baas, collega’s, vrienden en/of familie die je eigenlijk niet kunt volbrengen zonder jezelf mentaal, emotioneel en/of fysiek in rare stressvolle bochten te wringen? Maak je afspraken om deel te nemen aan activiteiten waar je in feite geen tijd voor hebt? 

De grootste prijs die je met deze houding betaalt – ervan uitgaand dat je nog niet ingestort bent – is dat dit ten koste gaat van je productiviteit (de effectiviteit en efficiëntie van je acties). Enerzijds, omdat dit simpelweg het gevolg is van het versnipperen van je aandacht en focus over al die ballen die je in de lucht probeert te houden. Je zult hierdoor succesvol zijn in het jongleren van deze activiteiten, echter, slechts met een deel van je aandacht aanwezig zijn in ieder activiteit. Je doet “veel”, maar niet per definitie “goed”.  Anderzijds krijg je te maken met een verminderde productiviteit, omdat je non-stop bezig bent met doen-doen-doen. Genadeloos verbruik je dagelijks je energie en daarmee ook je energievoorraden. Wat mensen vaak niet beseffen is, dat dit een progressief proces is. Het niet-productief gebruik van je energie zorgt ervoor dat je naar mate de dag en week vordert, steeds meer energie onzorgvuldig gaat verbruiken, met als gevolg: futloosheid, het leveren van verminderde kwaliteit, moeite met focussen en meer tijd nodig hebben om taken te volbrengen.      

De beste manier om je productiviteit hoog te houden is door je aandacht als een laser gefocust te houden op één activiteit. Ik heb dit persoonlijk ervaren in een tijd waarin ik twee ondernemingen runde, een fulltime masterstudie volgde en dan maar te zwijgen over het onderhouden van mijn sociale leven en contacten. Ik merkte dat ik meer wetenschappelijke artikelen gelezen kreeg door ik mezelf af te zonderen in de stilteruimte van de bibliotheek op de universiteit, dan als ik deze artikelen op kantoor of in mijn praktijk probeerde te lezen. Het geheim? Focussen zonder onderbrekingen, en pauzeren op vooraf bepaalde tijden en duur. Tijdens deze pauzes deed ik dan ook daadwerkelijk niets dat gerelateerd was aan mijn werk of studie. Het waren mijn kostbare momenten die ik koesterde om op adem te komen van alle inspanningen en op te laden voor de daarna volgende activiteiten. Ik merkte dat ik door zulke momenten productiever werd in mijn denken én doen.

Heb je last van verminderde productiviteit door inefficiënte multitasking? Hier een paar tips om je productiviteit te verbeteren en je energievoorraden hoog te houden:

1.      Bepaal aan het begin van je dag de belangrijkste en dringende taken die je gedaan wilt hebben aan het einde van je dag. Deze dienen de rode draad van je handelingen gedurende de dag te vormen. Voer deze taken zoveel mogelijk aan het begin van je dag uit, bij voorkeur uiteraard zonder onderbreking, gedurende 45 minuten tot een uur. Hoe uitdagend het ook kan zijn: doe je best om de verleiding van onderbrekingsimpulsen  te weerstaan. Dit wordt vergemakkelijkt door te beseffen dat je na die 45 tot 60 minuten kan stoppen. Als je klaar bent, neem een kleine pauzemoment, en herhaal deze stap voor een volgende taak.

2.      Om te voorkomen dat je alleen brandjes aan het blussen bent en daardoor niet toekomt aan het ontwikkelen van een langetermijnvisie- en plannen, reserveer regelmatig denk- en creativiteitsmomenten. Wat hierbij helpt is deze momenten door te brengen in een omgeving buiten je dagelijkse routine omgeving. Een omgeving waar je kunt ontspannen en daardoor bepaalde gedachten de ruimte krijgen om zich te ontvouwen.
  

3.      Neem regelmatig echte vakanties. Met echt bedoel ik, dat je daadwerkelijk vrij bent van werk, studie en/of sociaal gerelateerde verplichtingen. En regelmatig betekent: meerdere malen per jaar. Dit hoeven geen 3-weekse vakanties naar de Bahama’s te zijn. Een lang weekend uitwaaien kan evengoed wonderen verrichten. Onderzoek wijst uit dat het regelmatig nemen van vakanties een positief effect heeft op je gezondheid en productiviteit.

4.      Durf NEE te zeggen. Mensen hebben de neiging om alleen taken erbij te nemen zonder afstand te nemen van taken die geen prioriteit hebben. Ze gaan daarmee bijvoorbeeld van 4 prioriteiten naar 6, 8, 9 10 enzovoorts. Ik hoef je niet te vertellen dat dit uiteraard geen positief effect op je productiviteit zal hebben. De gedachte achter mijn eerste tip is je te herinneren het belangrijk is om steeds opnieuw prioriteiten te stellen. Wat gisteren prioriteit was hoeft dat vandaag niet te zijn, en wat vandaag prioriteit is hoeft dat morgen of volgende week niet te zijn. Durf daarom nee te zeggen tegen bepaalde taken en verplichtingen als de situatie het niet toelaat. Communiceer duidelijk naar je baas, vrienden, familie en jezelf (ja, ook jezelf) over de haalbaarheid van bepaalde afspraken, en wees hierin vooral eerlijk! Zet waar mogelijk projecten op pauze of een lager pitje. Het is grote onzin om iedereen tevreden te willen stellen door overal ja tegen te zeggen en alles alleen te willen doen, terwijl je, als een kaars, langzaam opbrandt. Je zult versteld staan van hoe flexibel en begripvol mensen kunnen zijn als je eenmaal duidelijk met ze weet te communiceren.

De basis gedachte in deze tips is simpelweg het volgende: als je iets onderneemt, thuis en/of op het werk, doe dit met je volle aandacht en energie gedurende een vooraf bepaalde tijdsduur. Communiceer duidelijk, geef je grenzen aan en vraag hulp wanneer je dit nodig hebt. Wanneer je in een moment verkeert die bedoeld is om je energie te herladen, doe dit eveneens met de volle aandacht. Doe je best om in het moment te leven waar je met je volle aandacht dient te zijn.

Met volle aandacht,

Mami Veza

Meer lezen? Ga naar www.mamy.nl